Não existe uma forma ótima de realizar as execução da análise de ambiente que determine os riscos atuais e futuros da organização na realização das suas diretivas.
Os administradores devem apoiar-se na relevância dos diversos ambientes para a sua empresa, e acompanhar as técnicas e o processo (estratégias) usado na análise do ambiente.
O que é determinar as relevância:
- base de tudo é analisar o ambiente e dimensão da estrutura organizacional.
- existirá diferentes graus de relevância de acordo com o tipo de organização.
- Quanto mais envolta no ambiente internacional maior será o grau de relevância do Ambiente Geral.
- O ambiente operacional e interno são sempre relevantes.
Em relação a estratégia:
- é o fator ambiental que causa impacto sobre a capacidade da organização atingir os seus objetivos. Nem todas são importantes para a organização.
- uma forma de determinar a sensibilidade dos fatores ambientais para com a sua organização é projetar e implementar sistema interno que analisa o feed-back dos funcionários chave.
- Questões ambientais são focadas nos principais: aspectos organizacionais, MKT, finanças, pessoas e produto.
Implementação de técnicas apropriadas ao ambiente:
a) exame do ambiente:
- ter informações de eventos que relacionam ambiente externo e interno
- propósito: ajuda a estabelecer diretrizes futuras
- revisar as informações:
- fontes gerais:
- Externas: fatores econômicos, sociais, tecnológicos, políticos, jornais, revistas, livros.
- Internas: RH, ativos, inércia de decisões, valores pessoais, gerentes, estranhos etc...
- fontes especificas: consultores, publicações, revistas de negócios.
Técnicas mais aceitas para a analise são:
- Sistema descontínuo de analises: estudo de ambientes dirigidos, quando está para acontecer crises ambientais, analisam o passado para identificar semelhanças entre eventos. Não dá atenção ao longo prazo, futuros problemas.
- Sistema permanente de analises: revisão regular do ambiente ou componentes significativos, é norteador, no qual a adm vê seus resultados durante o processo de decisão. Enfoque retrospectivo, com alguma conjectura acerca de condições futuras.
- Sistema contínuo de analises: monitoramento constante dos componentes. Orientados ao futuro.
A evolução dos sistemas de descontínuo ao contínuo, desenvolve atividades cada vez mais sofisticadas a medida que avança e atividades mais integradas as operações a longo prazo, 3 a 5 anos.
b) Análises de oportunidades e riscos: informações do exame ambiental é resumida e analisada para ver o que é risco e o que é oportunidade.
Deve-se analisar classificando por níveis ambientais.
c) Previsão ambiental: avaliar a situação do ambiente, da ótica futura.
- Os administradores devem prever a posição futura dos componentes ambientais importantes, das variaveis: economia, política, tecnologia, de forma que dependerá da situação organizacional enfrentada naquele momento.
Métodos de previsão ambiental:
- Opinião de especialista: simples, focada.
- extrapolação de tendências: complexa, gráficos.
- Correlação de tendências: correlação de séries de tempo, a fim de identificar relações principais e secundárias, a ser usadas.
- modelagem dinâmica: equações que descrevem os sistemas subjacentes.
- analise de impacto cruzados: tendências chave. Se o ocorrer, qual o efeito dominó em outra tendência.
- cenários múltiplos: para alternativas futuras, consistentes internamente. Estimula o planejamento.
- previsão de demanda/riscos: eventos que devem afetar em maior grau. Classificar e avaliar de acordo com grupos sociais.
d) avaliação do processo de analise do ambiente: auxilia a atingir as metas de forma eficiente e efetiva.
Características de implementação adequada de analise:
- Conceitual e praticamente ligada às atividades de planejamento. Um dos métodos é envolver os principais planejadores em alguma etapa da analise.
- informações para alta ADM: é necessário ajudar conforme a variável tempo, cenário, para ajudar a alta ADM.
- continuamente apoiada pela alta ADM: sem ele a atividade é perdida.
- efetuada por pessoas com habilidades estrategistas: Analistas identificam, os estrategistas interpretam, e os dois trabalham juntos.
ESTABELECIMENTO DE DIRETRIZES ORGANIZACIONAIS.
- missão organizacional: declara a razão da existência da empresa, traz valores, produtos, clientes.
Conceito: é uma declaração ampla da diretriz organizacional.
Importância: quando expressa, facilita entendimento sobre rumos da organização.
- Foca a concentração de esforços para um objetivo comum.
- não foca o que não é objetivo
- aloca corretamente os recursos, distribuição.
- explica quais são as tarefas para produção do bem ou serviço e suas responsabilidades
- a missão específica é advinda da missão geral.
Quais informações devem constar na missão:
- Produto ou serviço
- mercado: quem são os clientes e onde estão
- tecnologia: instrumentos, materiais, maquinas, técnicas para a produção.
- objetivos da empresa: crescer, sobreviver, lucrar
- filosofia da empresa: crenças e valores básicos
- autoconceito: visão ou impressão de si mesma (através da analise swot + concorrência + chances de sobrevivência).
- imagem publica: informação que o publico dá sobre a empresa e não o que ela pretende projetar.
Técnicas para projetar a imagem organizacional.
- Nomenclatura: nomear departamentos, mercados, escritórios, serviços.
- Declarações formais: declarações que esclareçam sua missão para o publico interno e externo, objetivos, filosofia ou contribuições.
- Organização: grau de relacionamento entre divisões, departamentos e subsidiárias.
- Imagem e símbolos gráficos: logotipos, estilos, formatos e cores
- mídia permanente: logotipos, cartões e formulários, veículos e instalações.
- mídia promocional: anúncios, brochuras, eventos, discursos, etc.
- objetivos organizacionais:
- Definições: meta para qual a organização direciona seus esforços.
- Importância:
- fornecem fundamentos para planejamento, organização, a motivação e controle.
- Serve de bússola para nortear, quando sair do caminho.
- Uso pelos ADM:
- Tomada de decisão
- eficiência na operação, alocando poucos recursos para atingir seus objetivos.
- avaliação de desempenho: ADM devem avaliar e recompensar o desempenho dos funcionários.
- Tipos de objetivos nas organizações:
- curto prazo: 1 a 2 anos
- longo prazo: 3 a 5 anos
A diferença é o grau de especificidade: os de curto prazo são mais específicos, como "quem, como quando executara".
Areas em que o objetivos são estabelecidos, antes era único, para a obtenção de lucro, hoje já não é prioridade financeira absoluta. Se transformam conforme o ambiente muda.
Para Peter Druker: A organização focar em apenas 1 objetivo é erro. Devem enfocar vários a fim de sensibilizar todas as áreas da empresa.
São elas:
- posicionamento no mercado: onde ela se encontra em relação aos concorrentes.
- inovação: mudanças para aprimorar métodos de condução dos negócios
- produtividade: quantidade de bens ou serviços produzidos em relação aos recursos usados
- níveis de recursos: quantidades relativas dos diversos recursos mantidos pela org, como estoque, equipamento e caixa
- lucratividade: capacidade de obter receitas em valores maiores que despesas
-desempenho e desenvolvimento do administrador: índice de desempenho pessoal dos administradores.
- desempenho e atitude do funcionário: qualidade do desempenho do pessoal não administrativo e seus sentimentos em relação ao trabalho.
- responsabilidade social: obrigação que o negocio tem de ajudar a melhorar o bem estar da sociedade.
Características dos objetivos eficazes: a eficácia determina quanto uteis são os objetivos, há diretrizes que ajudam o adm a desenvolver objetivos:
- específicos: 5w2h.
- exigentes de esforços: difíceis o suficiente para que haja esforços para alcançá-los. Mas não impossivel.
- atingível: dificil e não impossivel.
- flexíveis: podem ser modificados, a medida que os ambientes mudam, devem avaliar continuamente para saber o momento de modificação.
- mensuráveis: tentativa de alcançá-los pode ser comparada com o próprio objetivo para determinar se ele realmente foi atingido.
- consistentes a curto e longo prazo: a longo prazo consiste na missão e metas, a curto temos objetivos de longo mas de 2 anos, derivativos do longo prazo 3 a 5.
Processos para estabelecer diretrizes organizacionais: (TUDO até agora).
1 – reflexão sobre os resultados da analise do ambiente: deve fornecer informações adequadas para a reflexão. A analise deve estabelecer a relevância dos níveis do ambiente organizacional e de varias questões estratégicas (estudadas no começo do resumo)
2 – estabelecimento de uma missão organizacional efetiva: que reflita o ambiente organizacional e aumenta a probabilidade de sobrevivência da organização no longo prazo.
3 – estabelecimento de objetivos organizacionais eficazes: após missão definida, formular objetivos consistentes com a missão.
Desenvolvimento dos objetivos organizacionais:
- etapa 1: analise de tendencias ambientais, mudar quando o ambiente muda, e projeção de mudanças futuras.
- etapa 2: desenvolver objetivos para toda a organização, [pode ser de lucro, crescimento, participação de mercado....]
- etapa 3: hierarquia de objetivos, com a finalidade de explicar cada papel a cada segmento da empresa para atingir os objetivos curto e longo prazo.
- dividir objetivos gerais: por segmentos signficativos
- sub objetivos: para atingir macro objetivos, com os recurso alocados de forma correta.
- etapa 4: objetivos individuais, que alcançam o objetivo do departamento, ajudam o funcionário a entender e fazer o que se espera dele.
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